片づけのルール　⑥書類編｜契約書・保証書の保管ルール

契約書や保証書は「捨てたら困るかも」と思うと、なかなか手放せませんよね。私も以前はとりあえず封筒ごと保管していましたが、ルールを決めたことで必要な書類だけをコンパクトに管理できるようになりました。

今回は、実際に私が続けている「書類が増えない仕組み」を紹介します。

紙の書類を増やさない仕組みを作る

証券会社の取引報告書など、電子帳票に変更できるものは設定変更し、そもそも自宅へ書類が届かないようにしています。紙の書類は個人情報の塊で、廃棄するときにもリスクがありますので、そもそも受け取らないようにするのが一番です。「捨てる」よりも「最初から増やさない」ほうが、書類管理は圧倒的に楽になります。

保管するルール①　リセールする可能性があるもの

以前は保証書、取扱説明書は絶対保管する派だったのですが、最近はルールを決めてある程度絞るようにしています。リセールする可能性のあるものやブランド物などは、保証書等の有無で価格が変わる可能性があるので保管するようにしています。特に、10万円を超えるものは必ず保管するようにしています。

保管するルール②　品番管理したいインテリア

インテリア関連は、また同じものが欲しい！と思っても、メーカーや品番を完全に失念してしまうことがあるので、保管するようにしています。

新居でお気に入りのカーテンと同じものをもう一窓分欲しい！と思い、店舗で店員さんに品番を伝えたところ、最新品番に変更されていることを教えていただき、無事同じものを購入することができました。店舗で実物を見ても、自宅と光加減が違いすぎて同じかどうか自分でも全くわからなかったので、品番を控えておいて本当によかったと思いました。

封筒、送付状など不要な書類は捨てる

不動産の契約書や保険証券などは永久保存版としてキレイにファイリングして保管しています。ファイリングの前のコツは、封筒、送付状、チラシなど、契約内容に関係しない書類は一枚一枚確認して、丁寧に取り除いて捨てることです。「間違って必要なものを捨てたら怖い」と思って、もらった封筒ごとそのまま保管したくなるのですが、どんどん嵩が増えて保管スペースを圧迫します。必要な時に取り出せないという本末転倒なことにもなりかねないので、保管前に仕分けをしましょう。

中身を捨てるのに抵抗があれば、封筒だけでも処分してみてください。封筒が消えるだけでも大きさ・厚みが揃うのでびっくりするぐらいコンパクトに、キレイにファイリングできますよ。

廃棄期限を書いておく

確定申告に関する書類は、保存年限（５年もしくは７年）が決まっていますので、永久保存ではなく仮置きの扱いにしています。確定申告が終わったら、付箋に保存年限を書いて、１年分を１クリアファイルに簡単にまとめて保管するようにしています。１ファイル保管したら、１ファイル取り出して捨てるというサイクルを毎年繰り返しているので、書類はいつも大体同じ量に保たれています。

じゃばらファイルボックスを活用する

収納スペースをコンパクトにするために、内容量に応じてキュッと圧縮できるじゃばら型ファイルボックスを愛用しています。背表紙の厚みが決まっているクリアポケットファイルだと、クリアポケットのページ数にピッタリ書類を入れることができず、毎回必ず何ページか余らせてしまいます。余ったページ分の積み重ねでどんどんかさばってくるので、最適量をキープできるボックスタイプを推しています。

書類で迷ったら、この3つだけ覚えておけばOK

1. 電子化できるものは紙を受け取らない
2. 保管する理由がある書類だけ残す
3. 廃棄期限を決めて「増えない仕組み」を作る

書類は「全部捨てる」か「全部残す」かではなく、自分なりのルールを決めて管理することが大切だと思っています。私自身、この方法にしてから必要な書類を探す時間が減り、収納スペースにも余白が生まれました。ぜひ、ご自身の暮らしに合うルールを見つけてみてください。